2024年6月 雇主必读之如何检查工作合法性

在雇佣员工之前，必须进行工作资格检查，以确保他们合法地为您工作。如果员工的工作资格是有限的，雇主应在资格到期前进行后续检查。

01.法定抗辩（Statutory Excuse）：

建立法定抗辩可以防止雇主因非法雇佣而受到民事处罚。雇主需在员工开始工作前进行以下任一检查：

• 人工工作资格检查（适用于所有人）

• 使用IDVT通过IDSP进行检查（仅适用于英籍和爱尔兰籍公民）

• 移民局在线工作资格检查（适用于非英籍和非爱尔兰籍公民）

您还可以使用雇主检查服务（Employer Checking Service），在个人的申请、行政复议或上诉未决，或其移民身份需由移民局验证时使用，例如王室属地的情况。

02.进行人工文件工作资格检查的步骤：

步骤1：获取文件 您必须从附件A的可接受文件清单中获取原始文件。

步骤2：检查文件 您必须检查文件的真实性，确保文件与员工本人一致，并检查：

• 照片和出生日期在文件间及与员工外貌一致，以防冒名顶替；

• 在英国居留许可的有效期未过；

• 工作限制，以确定他们可以从事您提供的工作（对于在学期间有工作限制的学生，必须获取并保留其学期和假期时间表）；

• 文件是真实的，未被篡改且属于持有人；

• 文件上姓名不一致的原因，可以通过提供证据解释（例如，原始结婚证、离婚判决书、改名证明等）。这些支持文件也必须复印并保留。

步骤3：复制文件 您必须清晰地复印每个文件，并以不能手动更改的格式安全保留副本：电子版或纸质版。您还必须保留检查日期的安全记录。

03.您必须复制并保存以下文件的副本：

• 护照：包括任何带有文件有效期、持有人国籍、出生日期、签名、移民许可、有效期、生物特征、照片及任何指示持有人有权进入或留在英国（签证或入境章）和从事相关工作的页面（不再需要复印封面）。

• 所有其他文件：完整的文件，包括移民身份文件和申请注册卡的正反面。

• 所有文件副本应在员工在职期间和离职后两年内安全保存，然后安全销毁。

04.我们建议您使用：

雇主的“工作资格检查清单”以确保您正确完成所有步骤；

在线互动工具“检查某人是否可以在英国工作”，该工具通过一系列问题引导您完成检查过程。

这两种工具将帮助您确认每一步都正确无误，从而建立法定抗辩。

05.可接受的文件：

可接受文件分为两类：

List A：适用于具有连续工作资格的人（包括英籍和爱尔兰籍公民）。如果在就业前正确进行检查，您将建立持续的法定抗辩，无需对该员工进行后续检查。

List B：适用于具有临时工作资格的人。如果正确进行检查，您将建立时间有限的法定抗辩，并需进行后续检查以维持抗辩。

06.检查文件的有效性：

检查文件时，必须在持有人在场的情况下进行。这可以是面对面的在场检查，也可以通过实时视频链接进行，但必须持有原始文件。例如，个人可以选择通过邮寄文件给您，以便通过视频链接进行检查。不能依赖于通过视频链接检查文件或检查传真或扫描件。

检查文件的责任在于雇主，即使该任务委派给员工（包括受雇于您并在您控制下工作的代理工人），但如果个人被发现非法工作且未正确进行检查，您仍将承担罚款责任。不能将此责任委托给第三方进行原始文件的人工检查。

如果文件是假的，只有在明显可见文件是假的情况下，您才会被罚款。这意味着未经训练的人在仔细检查后也能合理地发现文件不是真的。

您将不会获得法定抗辩，如果：

• 文件持有人不是文件中提到的人，即使文件是真实的；

• 您知道个人不允许从事相关工作；

• 您知道文件是假的或不属于持有人。

您还可以将身份和旅行文件与以下发布的图像进行比较：

• PRADO - 公共登记的真实旅行和身份文件在线

• Edison TD

这些是身份和旅行文件的档案。

07.保留证据：

您必须保留所有检查过的文件记录。这可以是不可手动更改的格式，如jpeg或pdf文档。文件副本应安全保存在员工在职期间及离职后两年内。然后，文件必须安全销毁。

您还必须记录检查日期。可以在副本上做出标注或保留单独记录，该记录可在需要时提供，以证明您已进行工作资格检查并保留法定抗辩。检查日期可写在文件副本上，例如：“进行此工作资格检查的日期：[插入日期]”，或在进行并复制文件时做出手动或数字记录，并包含此信息。您必须能够在需要时展示此证据，以证明您已建立法定抗辩。对于任何后续检查，必须重复此过程。

未记录检查日期可能会导致民事罚款。仅在文件副本上写日期并不能确认这是实际检查日期。若在文件副本上写日期，还需记录这是进行检查的日期。

软文信息仅供参考，具体申请问题请咨询专业律师。